意外と知られていない、注意すべきエクセルの２つの使い方
主に仕事でエクセル使う人は是非知っておいてほしいことがある。
特に「リスト」としてエクセルを使う場合は気を付けてほしい。
それは、エクセルには、『リスト』と『文書』の二通りの使い方がある。ということ。
普段あまり意識しないかもしれないが、この二つの使い方を間違うと受け取った側は
本当に苦労するので使い分けしてほしい。
まず、『リスト』と『文書』の違い。
リストとは
リストである。
何かの情報の羅列で、縦は項目ごとに分かれ、横は１つの単位で積み重なっていく。
名簿などを思い受けべるとわかりやすいだろう。
対して『文書』。
これは、単純に『読ませる』ためのもの。プリントアウトして持っていても何も問題ないもの、と定義するとわかりやすいかも。
これが混同されると何が問題になるか。
『リスト』であるはずなのに『文書』の作り方をしたデータの場合
以下のエクセルの機能を使った場合があてはまる。
・セルの結合
・目印を『色』でつける
・リストの中に『小計』を入れる
・単位をわざわざ手入力する
・非表示
などなど
これをやられると何が困るか？
『リスト』であることから、受け手は『データ』として使うことが前提なのである。
当然、合計したり、割ったり、抽出したりする。
このような使い方をしたい場合、前述の事をやられると。。。
・セルの結合
単純合計すらできない。一発ものの集計などであれば、一つ一つ直せば済むが
同フォーマットで業務を繰り返す場合はいちいちセルの結合を処理しなければなら
ない。セル結合がたくさんあり、どこに潜んでいるかわからないとか。。
もう、キーボードをたたき割りたくなるレベル。
・目印を『色』でつける
最近のエクセルは色フィルター機能があるが、それは手動で使えるレベルである。
色を目印にされた場合、データ使いは何をやるかというと、、、
行を一行挿入
色分けされたセルの隣にフラグをたてる
そのフラグで抽出
とか、手間が増える増える。モニターに正拳突きして大穴を開けたい気分になる
・リストの中に『小計』を入れる
単純に縦計ができなくなる。小計を横にどけて、それを合計して、、、とか
一つ二つで単発ならいいが、同じことを繰り返すとか出口の無い迷路の中心で素数
を叫びたくなる
・単位をわざわざ手入力する
数字じゃないので合計できない、、、単位をわざわざ入力するくらいなら
ほかの事に時間を割きたまえ。とムスカの真似で小一時間説教したくなる
・非表示
こいつはある意味一番やっかい。所謂『トラップ』である。
いつものよーに処理処理と調子よくやっていると、『あれ？』となり
元データをよくみると非表示の行が・・・・
『お前はここにかくれてたのか！！』と
アサシン？スネーク？と疑って人間不信になり、セーフティーゾーンから一歩もで
たくなくなる。自宅警備員へのジョブチェンジを本気で考えてしまう。
これらの事は、エクセルを『文書』として使っている人に多くみられる傾向である。
そして、やっかいなことに
逆の場合つまり
『文書』であるはずなのに『リスト』の作り方をしたデータの場合
この場合、受け手は特に不都合は感じない、せいぜい「なんかみにくいな」レベル。
だから、リストとしてのエクセルの使い方など、気が付かないのである。。。
本当にいい加減にしてほしい。
そして、ちょっと気が利いた人だと
わっかりにくいから色つけておきましたねぇ～、これで処理してください。
とか言ってしまうレベル。
『貴様は俺を本気で怒らせたいのか？』
と低い声で問いたいくらい。
でも、解決策は実は簡単。
全てCSVにすればいい。。。のだが
リストを知らない人は、わざわざエクセル形式に変換してくるから救いようがない。
データ使いはおとなしいから、文句は言わないけど相当あたまきてるからね。
注意してほしい。
短い時間で正確な情報処理を望むなら・・・
